A l’issue de l'élection des membres de la délégation du personnel au CSE, lors de la première réunion du C.S.E. qui fait suite à ces élections, le C.S.E. procède à la désignation des membres du bureau, composé :

- du secrétaire ;

- du secrétaire adjoint, en application de l'accord du 30 avril 2018;

- du trésorier ;

- du trésorier adjoint, en application de l'accord du 30 avril 2018.

Le C.S.E. procède également à la désignation des membres des commissions en réunion plénière. La règle de la majorité des voix sera appliquée dans le cadre de ces élections.

Le secrétaire doit être élu parmi les membres titulaires.

Le secrétaire est responsable du bon fonctionnement du C.S.E.

Tous les membres du C.S.E peuvent consulter, sur place, l’ensemble des documents détenus par le secrétariat du C.S.E. dans les limites imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données.

Le secrétaire adjoint aide le secrétaire et le remplace en cas d'absence ponctuelle, notamment pour fixer conjointement avec le Président du C.S.E. l’ordre du jour d’une réunion plénière et pour rédiger le procès-verbal.

Le trésorier adjoint aide et remplace le trésorier en cas d’absence ponctuelle.

Au cas où l'un des membres du bureau du CSE viendrait à démissionner du bureau ou à ne plus faire partie de l’entreprise, il sera alors procédé à son remplacement après une élection au sein du CSE.

Article 2. Commissions

Outre les commissions obligatoires, un accord d'entreprise peut prévoir la création de commissions supplémentaires pour l'examen de problèmes particuliers (art L2315-45 CdT).

L'accord du 30 avril 2018 en vigueur définit l'ensemble des commissions du CSE Canon France.

Les rapports des commissions sont soumis aux membres du comité pour les aider à se forger une opinion sur les sujets sur lesquels elles ont travaillé.

A l’exception de la commission SSCT, dont la présidence est assurée par un représentant de la Direction, chaque commission issue du C.S.E. désigne un président en son sein ; celui-ci doit être membre titulaire du C.S.E.

Les présidences de commissions doivent être réparties parmi les organisations syndicales représentatives de l'entreprise en application de l’accord du 30 avril 2018.

Chaque commission règle elle-même l'organisation de ses travaux et rend compte de son activité au CSE dans le respect de l'accord du 30 avril 2018.

A l'exception de la commission SSCT, chaque président de commission doit communiquer l'ordre du jour au secrétaire quatre jours avant la date de la réunion.

Après chaque réunion de commission du C.S.E. un compte-rendu est réalisé par les membres de la commission. Ce compte rendu sera communiqué à l'ensemble des membres du C.S.E., si possible dans les quinze jours qui suivent la commission.

Il leur sera communiqué au moins trois jours ouvrés avant la réunion du C.S.E. sur les sujets qui sont soumis à l'avis de celui-ci.

En cas de remplacement d’un membre d’une commission, il sera remplacé en priorité par un membre de la même O.S.

Les membres de la Commission SSCT, ainsi que tous les membres du CSE, bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, conformément à l'accord du 30 avril 2018.

Article 3. Commission ASC

La commission ASC se réunit 4 fois par an. Le temps passé en réunion de la commission est considéré comme du temps de travail effectif dans la limite de quatre réunions annuelles d’une demi-journée chacune.

L’ordre du jour de la commission doit être communiqué à ses membres au moins 7 jours avant la réunion. La convocation doit être envoyée 15 jours à l’avance autant que possible.

La commission ASC prépare les décisions du C.S.E. relatives aux activités sociales et culturelles. Elle propose le programme des prestations qui seront validées par le C.S.E. et prépare le bilan annuel ces activités.

Les frais de déplacement des membres de la commission pour assister à ces 4 réunions sont pris en charge par l’entreprise conformément à l'accord du 30 avril 2018.

Article 4. Réunions plénières et exceptionnelles

Le C.S.E. se réunit au moins une fois par mois, à l'exception du mois d'août, sauf circonstances exceptionnelles. Il peut en outre tenir des réunions extraordinaires à la demande du président ou de la majorité de ses membres.

En outre, le C.S.E. est réuni à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

Le Président peut, avec l’accord du C.S.E. donné par un vote à la majorité des voix exprimées, inviter à la réunion une personne extérieure à l'entreprise.

Sous réserve de l’accord du Président, les membres du C.S.E. peuvent décider, par un vote à la majorité des voix exprimées, d’inviter une personne extérieure à l'entreprise.

Tout membre du C.S.E. peut demander une suspension de séance, y compris le Président.

Article 5. Réunions préparatoires

Conformément à l'accord du 30 avril 2018, les membres titulaires du C.S.E. et les représentants syndicaux bénéficient de 4 heures par mois pour assister aux réunions préparatoires des réunions mensuelles du CSE.

Ces 4 heures bénéficient également à tous les suppléants qui assisteront à la séance plénière concernée.

Ces réunions préparatoires sont organisées en vue de la préparation de la prochaine réunion mensuelle du CSE.

Article 6. Fonctionnement

Le secrétaire assure la coordination nécessaire entre le président et le CSE. Il organise le travail du C.S.E. et veille à l’exécution de ses décisions.

L'ordre du jour de chaque réunion du comité social et économique est établi conjointement par le président et le secrétaire, les consultations obligatoires sont inscrites de plein droit à l'ordre du jour par le secrétaire ou le président (art L2315-29 du code du travail).

L’ordre du jour est communiqué par le président aux membres du CSE, à l’inspecteur ou au contrôleur du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale au moins 5 jours calendaires avant la réunion sauf circonstances exceptionnelles.

Les documents relatifs à un point de l’ordre du jour devant donner lieu à une consultation du C.S.E. sont envoyés au plus tard 4 jours ouvrés avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles, si possible avec l’ordre du jour.

Tout membre du C.S.E. peut demander à faire inscrire une question à l'ordre du jour. Il devra en informer le secrétaire au moins dix jours avant la réunion du C.S.E. par écrit. Le refus d’inscription devra être expliqué au demandeur.

Les convocations aux réunions ordinaires sont envoyées par le Président du C.S.E. au moins 5 jours calendaires avant la date de la réunion, sauf en cas d'urgence, conformément à l'accord du 30 avril 2018.

Les membres du C.S.E. et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations confidentielles et présentées comme telles par l'employeur.

Article 7. Révocation des membres du bureau

Sur décision du C.S.E. le secrétaire, le trésorier (ou leurs adjoints) peuvent être révoqués de leurs fonctions à tout moment dans le cadre d'une réunion extraordinaire demandée par la majorité de ses membres.

La proposition de révocation est inscrite de plein droit à l'ordre du jour de la réunion extraordinaire conformément à l'article L2315-31 du code du travail. Cette révocation doit être faite dans le respect des droits de la défense de l’intéressé.

Les révocations sont décidées à la majorité qualifiée des voix exprimées à bulletin secret. La révocation ne pourra pas être adoptée si elle ne réunit pas au moins les trois quarts des suffrages.

Le remplacement du secrétaire, du trésorier (ou de leurs adjoints), suite à une révocation, sera effectué selon les règles en vigueur pour la désignation des membres du bureau lors de la première réunion qui suit l’élection des membres du C.S.E.

Article 8. Procès-verbal

Chaque séance donne lieu à un procès-verbal signé par le secrétaire. La rédaction du procès-verbal relève de la compétence exclusive du Secrétaire du CSE. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation des membres du C.S.E. habilités à voter, lors de la réunion suivante.

Le procès-verbal consigne l’ordre du jour, l’ensemble des délibérations et votes réalisés lors de la séance. Il reprend également le verbatim des motions et déclarations émises. Il établit une synthèse des débats inscrits à l'ordre du jour, il précise l’identité des présents / absents et intervenants ainsi que les heures de début, de suspension de séance et de fin de la réunion.

Le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion.

Dans le cadre de la consultation prévue à l'article L. 1233-30, le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par le secrétaire du C.S.E. dans un délai de trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Lorsque l'entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d'un jour.

Article 9. Votes du C.S.E.

Tous les votes du C.S.E. ont lieu à main levée. Le vote à bulletin secret s'impose toutefois si un membre du C.S.E. en fait la demande.

Les décisions (investissements, adoption de procès-verbaux, désignation d’un expert, etc.) sont prises par le C.S.E. à la majorité des voix exprimées.

Les résolutions (avis, vœux, motions, adoption d’un rapport) sont prises à la majorité des membres présents.

Article 10. Actions en justice

Le C.S.E. est doté de la personnalité morale lui permettant d’ester en justice et d'être assigné en justice.

Le C.S.E. doit donner mandat à l’un de ses membres pour le représenter pour tous les actes nécessaires à la procédure de la saisine de la juridiction compétente.

Une délibération préalable doit être adoptée à la majorité des voix exprimées, au cours d’une réunion du Comité Social et Economique où cette question est inscrite à l’ordre du jour.

Le C.S.E. est habilité à engager toutes les procédures nécessaires, tant au civil qu’au pénal, pour faire cesser toute entrave à son fonctionnement et pour exercer toutes les voies de recours utiles.

Le C.S.E. peut se faire assister d’un avocat et d'un expert. Il rend compte périodiquement de son action en réunion plénière.

Article 11. Conditions générales

L’ensemble des prestations proposées par le C.S.E. font l’objet de conditions générales et de conditions particulières liées aux activités, elles sont entérinées par le C.S.E.

Ces conditions sont révisables et amendables par le C.S.E., sur proposition de la commission A.S.C.

Article 12. Calendrier de versement des subventions

La périodicité de versement de la subvention de l’entreprise au C.S.E. est établie de la façon suivante en application de l'accord du 30 avril 2018 :

Décembre A-1 (le 31 décembre au plus tard) :

· Transmission par l’entreprise de la masse salariale prévisionnelle permettant l’établissement du budget du CSE.

Avant le 15 janvier

· Paiement d’une première avance correspondant à 25 % de la dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).

· Paiement d’une première avance correspondant à 50 % de la subvention de fonctionnement (0,2 %).

Avant le 15 février

· Transmission par l’entreprise de la masse salariale de l’exercice antérieur (A-1).

· Régularisation des subventions définitives de dotation sociale et fonctionnement.

· Un éventuel restant dû au C.S.E. serait versé à la même échéance.

· Un éventuel trop perçu par le C.S.E serait retenu lors de l’avance due au 15 avril.

Avant le 15 avril

· Paiement d’une deuxième avance correspondant à 25 % de la dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).

Avant le 15 juillet

· Paiement d’une troisième avance correspondant à 25 % de la dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).

· Paiement d’une seconde avance correspondant à 50 % de la subvention de fonctionnement (0,2 %).

Avant le 15 septembre

· Paiement d’une quatrième et dernière avance correspondant à 25 % de la dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).

Article 13. Budget et Ressources du C.S.E.

Le trésorier établit le budget et tient les comptes du C.S.E. Il perçoit toutes les sommes dues au C.S.E. et procède à toutes les opérations financières. Il est responsable de la tenue des livres comptables avec l’assistance de l’expert-comptable.

Par principe, le trésorier du CSE n’est pas responsable sur ses biens suite à ses erreurs ou pertes. Il sera toutefois pénalement et civilement responsable s’il a commis une infraction pénale.

Le trésorier adjoint aide le trésorier principal et le remplace en cas d'absence.

Le trésorier est au service du CSE. Il travaille étroitement avec le secrétaire et transcrit comptablement les décisions prises par le C.S.E. en réunion plénière.

Il prépare et présente le budget prévisionnel devant le CSE.

Le trésorier est l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable qui est appelé à valider les comptes annuels.

Le trésorier arrête les comptes au terme de la mandature afin de les transmettre au bureau du prochain CSE.

Chaque année, le trésorier rend compte aux membres de l'utilisation des ressources du C.S.E. sous la forme d’un bilan comptable de l’année commençant un 1er janvier et se clôturant le 31 décembre de l’année précédente, validé par un cabinet d’expertise comptable agréé. Il établit le rapport annuel d’activité et de gestion du C.S.E. (L2315-69 CdT) sous une forme détaillée pour chaque activité : Budget prévisionnel, réalisé, coût global de l’activité, participation financière du CSE, nombre de salariés concernés et nombre d’ayants droits.

Le comité social et économique porte à la connaissance des salariés de l'entreprise ses comptes annuels via le site internet du CSE.

Article 14. Chèques

Les chèques, virements et ordres de retraits de fonds doivent obligatoirement comporter :

· la signature du trésorier ou

· la signature du trésorier adjoint ou

· la signature du secrétaire ou

· la signature du secrétaire adjoint.

Chaque membre signataire d’un chèque engage sa responsabilité personnelle. Il en est de même lorsqu’il émet un virement bancaire ou qu’il utilise la carte bleue du C.S.E.

Aucun membre du bureau ne peut signer un chèque émettre un virement ou utiliser la carte bleue pour rembourser ses propres frais ou pour percevoir une subvention à son nom.

Article 15. Engagements financiers

Les membres du bureau du C.S.E. peuvent engager des dépenses inférieures ou égales à 500 euros après en avoir informé le secrétaire et le trésorier.

Pour les engagements financiers inférieurs ou égaux à 2500 euros, les membres du bureau du C.S.E. peuvent décider ensemble des dépenses.

Pour les montants supérieurs à 2 500 euros la décision sera prise par les membres du C.S.E. à la majorité des voix exprimées.

Article 16. Locaux

La société Canon met à la disposition du C.S.E. un local dédié, aménagé, facilement accessible pour l’ensemble des salariés et doté d’une boîte aux lettres conformément à l'accord du 30 avril 2018.

La société Canon assure le paiement des frais généraux (chauffage, éclairage, téléphone, etc.) et l'entretien des locaux.

Le local du C.S.E. peut être utilisé notamment :

- pour la tenue des réunions préparatoires et des commissions ;

- pour l’organisation d’animations dans le cadre des activités sociales et culturelles ;

- pour permettre aux membres des commissions ou du C.S.E. d’y travailler.

Les membres du bureau fixent les règles d’utilisation et d’accès aux locaux en termes d’horaires d’ouverture, d’entretien, de tranquillité des espaces de travail, dans le respect du règlement intérieur de l'entreprise.

Article 17. Mobilier et matériel

La société Canon met à la disposition du C.S.E. le mobilier nécessaire à l'aménagement des locaux (tables, chaises, armoires...) et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

L’entreprise fournit notamment pour ce local :

· Un ordinateur fixe ou portable avec un accès Internet

· Un téléphone fixe dont l’installation est à la charge de l’entreprise

· Une imprimante multifonctions, de préférence A3 couleur.

Article 18. Personnel du C.S.E.

Le C.S.E. emploie, au sein de son secrétariat, des secrétaires administratives pour accomplir les tâches du secrétariat administratif général.

Le personnel employé par le C.S.E. est sous la responsabilité du secrétaire ou en cas d’absence, du secrétaire adjoint.

Le secrétaire organise le travail du personnel administratif, il est responsable de la bonne exécution du contrat de travail.

Il arrête les décisions en matière de rémunération, de formation et d'évolution de carrière avec les membres du bureau. En cas de désaccord la décision est prise à la majorité par les membres du bureau.

Le secrétaire a la responsabilité de l’embauche et des éventuelles sanctions disciplinaires, il ne peut pas prendre ces décisions sans l’accord du C.S.E. Il consulte les membres du bureau pour conseil. Il s’engage à ne pas embaucher un membre proche de sa famille, de la famille d’un élu ou de la famille d’un mandaté.

Article 19. Fin de gestion

Le C.S.E. sortant doit rendre compte de sa gestion et remettre « tous les documents concernant l’administration et l’activité du C.S.E. » aux nouveaux élus.

Article 20. Dissolution du C.S.E.

En cas de dissolution du C.S.E., celui-ci décide de l'affectation des biens dont il dispose en réunion plénière.

Article 21. Correspondance

Toute la correspondance adressée au C.S.E. doit être remise au secrétariat, non décachetée, dans les plus brefs délais.

Toute la correspondance émanant du C.S.E. doit être signée respectivement par le secrétaire ou le trésorier (ou leurs adjoints) pour les questions relevant de leur compétence.

Les documents relatifs aux ressources des salariés Canon France et du personnel du C.S.E. ainsi que les dossiers de prêts ou de dons attribués par le C.S.E. aux salariés Canon France sont traités conformément au Règlement Général sur la Protection des Données.

L’accès aux données personnelles des salariés Canon et des salaries du C.S.E. doit être contrôlé et limité aux seules personnes habilitées, et pour le seul usage pour lequel elles ont été collectées, conformément aux dispositions du RGPD.

Article 22. Acheminement du courrier du C.S.E.

Le Comité social et économique dans le cadre de ses prérogatives en matière d’activités sociales et culturelles, peut utiliser le courrier interne de Canon France pour la seule diffusion d’informations sur les activités et prestations sociales et culturelles, à l’exclusion de toute autre diffusion à caractère totalement ou partiellement syndical, politique, économique, etc.

Article 23. Archivage

Le secrétaire et le trésorier sont responsables de l’archivage des Procès-Verbaux, des contrats et conventions signés par le CSE, des documents comptables du CSE et des pièces justificatives y afférentes, des actes notariés qui concernent le CSE, des documents relatifs à la gestion du personnel du CSE.

La durée de conservation de ces documents devra répondre aux obligations légales ou contractuelles spécifiques pour chacun d'entre eux et ne devra pas excéder la durée maximum imposée par le RGPD.

Article 24. Durée et abrogation du règlement intérieur

Le présent règlement est adopté pour une durée indéterminée.

Ce présent règlement intérieur peut, à tout moment, être abrogé, complété ou révisé en réunion plénière à la majorité des membres présents si le point a été inscrit à l'ordre du jour.

Les demandes de modifications doivent parvenir au secrétaire dans un délai de 15 jours précédant la réunion plénière. La proposition sera inscrite à l’ordre du jour de la réunion et y sera débattue.

Le PV de la réunion précisera la date d’entrée en vigueur de la modification ainsi adoptée.

Fait à Courbevoie, le 10 juillet 2018